Verschlüsseltes Dokumentenmanagement mit Datenbankserver im Web und Client auf Smartphone

Hallo zusammen,
ich bin eine absolute Schlampe was Papierkram angeht und möchte mich einfach zu einem stringenteren und für mich effizienteren Verhalten zwingen. Dazu beabsichtige ich sämtliche eingehende Post (snailmail) nach dem Öffnen und Lesen mit dem Smartphone zu fotografieren und die Datei an einen Datenbankserver im Web oder auf einem WebDAV Speicher abzulegen. Auf diese Weise lassen sich die gewünschten Dateien jederzeit bei bestehender Internetverbindung von jedem Ort komfortabel abrufen, falls sie benötigt werden.
In Zeiten von NSA, GCHQ, BND. MAD usw möchte ich natürlich nicht, dass jeder die digitalen Kopien meines Schriftverkehrs lesen kann und beabsichtige diese zu verschlüsseln. Ebenfalls sollten die Dateinamen verschlüsselt sein, damit man nicht aus dem Dateinamen auf den Inhalt der Dartei schließen kann. Das Ganze möchte ich in Teile untergliedert einmal für mein Smartphone und einmal für einen Windows oder Linux-PC erstellen. Dies ließe sich vielleicht über ein Webfrontend in php erledigen, jedoch tun sich da für mich noch so einige Fragen auf.
Dazu benötige ich hier erst einmal etwas Hilfe oder Input, wie ich mein Vorhaben realisieren kann und ob mein Konzept schlüssig und korrekt ist, oder ob ich da bereits einen Denkfehler mache:

1) Die in der Galerie meines Smartphones gespeicherten pics meiner Eingangspost möchte ich in einen separaten Ordner verschieben und nach deren Verschlüsselung und Übertragung auf den Webserver aus diesem temporären Verzeichnis löschen. Ist es besser diese in einer Datenbank zu speichern oder nur die Dateinamen in der Datenbank (geringerer Traffic über das Mobilfunknetz) und die Datei selbst auf dem WebDAV Speicherplatz und nach der Abfrage der Datenbank und Bekanntheit des entschlüsselten Dateinamens dann direkt die Datei selbst abzurufen?

2) Die Ent- und Verschlüsselung soll nur auf dem PC oder Smartphone lokal erfolgen, also derart, dass der Schlüssel nicht auf einem Server abgelegt ist. Möglicherweise existiert ein Programm (Boxcryptor, Cryptonite o. Ä.) bereits dazu und ließe sich einsetzen. Hat jemand schon einmal mit den Verschlüsselungsapps gearbeitet und kann mir über Schwächen und Stärken berichten?

3) Die Erzeugung der Datenbank traue ich mir zu, ebenfalls den Zugriff über ein php-script, welches ich auf dem Server ablege. Da ich aber die Dateinamen nur verschlüsselt in der Datenbank speichern möchte, müssten die Daten nach der Abfrage durch das php-script an einen Client auf dem Smartphone übergeben werden, mit dem die Entschlüsselung durchgeführt werden kann.

Bin mal gespannt darauf, wie jemand mit Programmiererfahrung mein Vorhaben einschätzt und ein solches umsetzen würde.
Danke schon einmal im Voraus.

Hallo Marco,

vielen Dank für Deine informative und konstruktive Antwort. Einiges hat mich in meinem Konzept bestätigt, anderes wirft neue Fragen für mich auf.
Mein Problem mit Papier ist, dass ich es auf einen Stapel lege und wenn dieser Stapel im Weg liegt, landet er schnell in einer Ecke.
Und Stapel in einer Ecke haben die sehr unangenehme Eigenschaft über einen längeren Zeitraum zu wachsen und dann traue ich mich überhaupt nicht mehr an die Ablage und Archivierung. Deshalb habe ich vor die Schreiben nach dem Digitalisieren (Fotografieren)einfach chronologisch in der Eingangsreihenfolge in einen Ordner zu heften OHNE diese nach Absender, Betreff, Rechnung oder sonstigen Dingen zu ordnen. Die Ordner würde ich dann beschriften mit Jan 2014, Feb 2014 oder Jan - März 2014 usw.
Bei etwaigen Rückfragen würde ich das Absendedatum mit dem Absender klären und hätte über die chronologische Archivierung die Chance dieses eine Dokument sehr schnell online über das Erstelldatum zu finden.
Von daher mache ich mir um diese Sache keine allzu große Sorgen. Alles weitere macht sowieso der Steuerberater bzw der Büroservice. Mich kotzt es nur an, dass die Schreiben in den Stapeln versinken und irgendwann, nach zwei oder dreimaligem Suchen eines bestimmten Dokuments keine erkennbare Chronologie mehr haben.

>Auf der Serverseite bin ich mir nicht sicher, ob Du da eine Datenbank brauchst. Generell würde ich aber nur >Dateipfade und keine Dateien in die Datenbank packen.

Ähnlich hatte ich dies auch schon geplant, wollte mich nur noch einmal vergewissern, dass ich nicht total in die Irre laufe.

>Natürlich kann ich Deine Sorge mit NSA und Co teilen.

Die Verschlüsselung soll nicht megaextrem sein, denn die Leistung des Smartphones beschränkt ja die Leistungsfähigkeit und somit die Qualität der Verschlüsselung. Aber da ich meinen Schriftverkehr quasi komplett an jemanden auslagere, möchte ich mir ein kleines bisschen Privatsphäre dadurch erhalten, dass ich die Dateien nicht im Klartext lesbar und auch nicht mit einer WischiWaschi-Verschlüsselung á la ROT13 bearbeite.
Es sollte dann schon eher etwas besser sein. Deshalb der Ansatz auf eventuell bereits vorhandene Software zuzugreifen und damit eine konsequente Verschlüsselung durchzuführen.

An die Verschlüsselung des Datenstroms habe ich bisher gar nicht gedacht, das Risiko dass sich jemand in den Stream einklinkt kann ich überhaupt nicht einschätzen und über SSL Zertifikaterstellung usw weiß ich bisher nichts und habe auch nichts darüber gelesen. Da müsste ich mich erst einmal mit den entsprechenden Quellen auseinandersetzen.

>Ob Du die Datei dann via HTTPS, angepassten MIME-Type und ein bisschen unentdecktem Voodoo an das >Smartphone auslieferst oder direkt über SFTP oder WebDAV/SSL dürfte erst einmal egal sein – sie dürfte eh >keinen erkennbaren Namen haben. Das 'wie' ist also zweitrangig.

Genau hier liegt mein Problem. Erstens habe ich keine Ahnung wie ich die Dateien auf dem Server sortiere und kategorisiere, mir schwebt momentan einfach nur das Erstelldatum (entspräche fast dem Eingangsdatum oder genauer Lese- und Kenntnisnahmedatum) als Suchkriterium vor, über welches ich die Datei finden könnte.
Habe ich einmal das genaue Erstelldatum so kann ich das originale Schreiben in meinem konventionellen Dokumentenordner mit dem entsprechenden Datumsbereich innerhalb kurzer Zeit finden, sofern ich dies vorlegen muss. Ebenfalls habe ich aber die Möglichkeit über das Erstelldatum der Datei danach zu suchen und muss mich nicht mit der elenden Suche im Papierkram herumplagen. Der Zugriff wäre für mich radikal schneller, wenn ein Schreiben digitalisiert und per Internet abrufbereit auf einem Server läge.

Wie lassen sich die Dateipfade erzeugen, die in die Datenbank eingetragen werden und auf das digitalisierte Dokument verweisen? Kannst Du mir da bitte noch eine Hilfestellung geben?

Vielen, vielen Dank schon einmal vorweg.